Возможно, вы назначаете встречи не в то время. Вот что советует наука.

Я, как и многие, недавно посмотрел медицинскую драму HBO «Питт». Меня всегда увлекает, как после изнурительных 15-часовых смен дневного персонала наступает ночная. Врач ночной смены, доктор Эббот, говорит своей команде: «Мы — ночные хищники. Мы справляемся со всем самым странным и диким, потому что...» — и группа хором добавляет — «...мы сами самые странные и дикие». Эта сцена напомнила мне о главном: у каждого свой циркадный ритм, внутренние часы, которые определяют, когда человек наиболее собран и эффективен.

Раньше я, как основатель, считал продуктивность вопросом дисциплины. Думал, если кто-то не показывает максимальную отдачу в рабочее время, ему просто нужны лучшие привычки. Я ошибался. Опыт создания Jotform и наблюдения за работой нашей команды научили меня: пиковые часы продуктивности нужно выявлять и учитывать.

Наука о циркадных ритмах

Распространено мнение, что люди делятся на «жаворонков» и «сов». Однако на самом деле диапазон времени, когда человек мыслит наиболее эффективно, широк. Лично я наиболее продуктивен утром; после трёх часов дня мне уже трудно сосредоточиться. Но так не у всех. Исследование Journal of Sleep Research выявило четыре различных циркадных профиля, включая тех, кто достигает пика во второй половине дня.

Что определяет ваш профиль? В основном генетика. Возраст тоже влияет: подростки и молодые люди чаще активны позже, а пожилые — раньше. Воздействие света, физические упражнения и даже время приёма пищи могут немного скорректировать ритмы, но принципиально изменить их невозможно. Свои «внутренние часы» мы получаем в значительной степени при рождении.

Почему это важно для руководителей? Понимание того, когда сотрудники работают лучше всего, напрямую влияет на их эффективность. Если мы планируем самую сложную работу, не учитывая пиковые когнитивные часы людей, их результаты ухудшаются, а это бьёт по общим показателям.

Как учитывать оптимальные часы работы команды

Вероятно, вы уже знаете свои пиковые часы. Если нет, заведите «дневник энергии», чтобы отмечать, когда вы чувствуете себя бодрым и мотивированным, а когда активность снижается.

Однако у руководителей обычно больше гибкости, чем у их команд. Как CEO, я могу пойти на обеденную прогулку или долгий обед с коллегой, не опасаясь осуждения. Это одно из преимуществ моей должности.

У ваших сотрудников такой роскоши нет. Многие не расскажут о своих пиковых часах, если вы специально не создадите для этого безопасную среду. Профессор менеджмента Стефан Фольк в Harvard Business Review предлагает использовать бесплатные инструменты, например Мюнхенский хронотипный опросник, чтобы узнать оптимальное время работы членов команды. «При вдумчивом использовании эти оценки показывают, где уровни энергии совпадают, а где расходятся. Это помогает руководителям решить, когда планировать сложные обсуждения, назначать комплексные задачи и передавать менее требовательную работу», — пишет он.

Полностью перестроить стандартный рабочий день, конечно, не получится. Но можно более осознанно подходить к распределению задач по времени. Например, если ваш ведущий инженер наиболее сосредоточен поздно утром, это, вероятно, не лучшее время для еженедельного совещания. В совместных проектах знание хронотипов всех участников поможет определить, когда выполнять основной объём работы.

В Jotform я считаю полезным подавать личный пример. Помимо необходимого рабочего пересечения, я не регламентирую время выполнения работы сотрудниками. Для меня утро — время глубокой работы, и я не планирую ничего лишнего, когда мой ум наиболее остр. Когда руководители показывают такую самосознательность, это даёт сотрудникам право поступать так же.

«Ночные хищники» доктора Эббота прекрасно работают в ранние часы, и это хорошо для них (и для тех, кому нужна помощь в 3 часа ночи). Вполне вероятно, что и некоторые члены вашей команды также наиболее эффективны в определённое время. Учитывая, когда люди лучше всего мыслят, вы помогаете им работать на пике возможностей. А кто этого не хочет?